Giao hàng vào siêu thị không chỉ là đưa hàng từ kho đến điểm nhận. Mỗi hệ thống bán lẻ có khung giờ, quy cách tem nhãn, điều kiện PO, tỷ lệ hạn sử dụng, quy trình đồng kiểm và bộ chứng từ riêng. Một sai sót nhỏ có thể khiến xe chờ lâu, lỡ lịch nhận hoặc cả lô hàng bị trả về.
Dịch vụ giao hàng siêu thị dành cho ai?
Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp sản xuất, nhà nhập khẩu, nhà phân phối và thương hiệu cần đưa hàng vào trung tâm phân phối (DC), kho tổng, siêu thị, trung tâm thương mại hoặc chuỗi cửa hàng. SAIGONTRANS có thể tổ chức lấy hàng tại kho nhà cung cấp, gom theo tuyến và giao một hoặc nhiều điểm theo kế hoạch.
Quy trình giao hàng vào siêu thị
- Tiếp nhận booking và PO
Ghi nhận điểm lấy, điểm giao, mã PO, danh mục hàng, số kiện, trọng lượng, thời hạn giao và yêu cầu riêng của hệ thống nhận.
- Kiểm tra hàng và chứng từ
Đối chiếu số kiện, tình trạng đóng gói, tem nhãn, hóa đơn, phiếu xuất kho và bảng kê trước khi xe rời điểm lấy.
- Đặt lịch và điều phối xe
Sắp xếp phương tiện phù hợp, gom tuyến khi có thể và bám sát khung giờ nhận của DC hoặc điểm bán.
- Giao hàng và đồng kiểm
Phối hợp hạ hàng, kiểm đếm, ghi nhận số lượng thực nhận và xử lý ngay chênh lệch hoặc yêu cầu bổ sung.
- Thu hồi POD và đối soát
Trả chứng từ ký nhận, cập nhật kết quả giao, hàng thiếu/hàng trả và tổng hợp báo cáo theo chuyến hoặc kỳ.
Những rủi ro SAIGONTRANS giúp kiểm soát
Điều phối theo booking và chủ động cảnh báo nguy cơ trễ.
Đối chiếu thông tin giao nhận trước khi xuất phát.
Checklist hồ sơ giúp hạn chế xe đến nơi nhưng không thể nhập hàng.
Theo dõi thời gian chờ và cập nhật cho đầu mối nhà cung cấp.
Ghi nhận số lượng thực tế và bằng chứng tại điểm giao.
Có phương án bảo quản, giao lại hoặc hoàn trả theo chỉ dẫn.
Chứng từ cần chuẩn bị
Tùy ngành hàng và yêu cầu của từng hệ thống, bộ hồ sơ thường bao gồm PO hoặc đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu xuất kho, bảng kê chi tiết, biên bản giao nhận và giấy tờ chuyên ngành. Khách hàng nên gửi trước hồ sơ để đội vận hành kiểm tra tính đầy đủ trước ngày giao.
Câu hỏi thường gặp
Giao hàng siêu thị khác giao hàng thông thường như thế nào?
Dịch vụ phải tuân thủ lịch hẹn, PO, quy cách tem nhãn, hạn sử dụng, đồng kiểm và quy định chứng từ riêng của từng hệ thống.
Cần chuẩn bị chứng từ gì?
Thông thường cần PO, hóa đơn, phiếu xuất kho, bảng kê chi tiết và giấy tờ chuyên ngành nếu có. Bộ hồ sơ cụ thể sẽ được xác nhận theo điểm giao.
Có hỗ trợ giao nhiều siêu thị trong một chuyến không?
Có thể tổ chức gom và tối ưu tuyến khi khung giờ, tải trọng và điều kiện bảo quản của các đơn hàng tương thích.
Nếu siêu thị từ chối một phần hàng thì xử lý thế nào?
Nhân viên ghi nhận số lượng thực nhận, lý do từ chối và bằng chứng; sau đó thực hiện giao lại hoặc hoàn trả theo chỉ dẫn của khách hàng.